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10 términos y condiciones de facturación y pago que debe conocer

Henry_ht noviembre 25, 2020

Las empresas, independientemente de la industria o el tamaño, requieren un flujo de efectivo regular de sus clientes y del cliente para pagar sus gastos, como los salarios de sus empleados y los servicios públicos.

Por eso la facturación es una necesidad. Sin estas facturas, no se le compensará por los servicios prestados o los productos vendidos, lo que a su vez significa que no podrá hacer frente a sus gastos.

Sin embargo, su factura es tan buena como los «términos y condiciones de pago» que incluya.

Sin ellos, no está comunicando claramente cuándo se espera el pago, así como otras condiciones como su método de pago preferido, incentivos para pagos anticipados y consecuencias de pagos atrasados.

Además, las condiciones de pago se pueden utilizar para ayudar a las empresas a recibir pagos en un calendario predecible.

Cuando tiene este calendario de pagos fijo, puede crear fácilmente un presupuesto y hacer previsiones financieras para evitar problemas de flujo de caja.

En otras palabras, el éxito de su negocio puede depender de las condiciones de pago de la factura que cree al enviar las facturas.

Aquí están las diez condiciones de pago y facturación más relevantes:

Condiciones de venta

Estos son los términos de pago que usted y el comprador han acordado. Términos como costo, monto, entrega, método de pago y cuándo se espera o vence el pago.

Estos también son los componentes esenciales de cualquier factura.

En resumen, son las expectativas entre el comprador y el vendedor para que no haya posibles malentendidos ni desacuerdos porque ambas partes saben claramente lo que se espera y están satisfechas con los requisitos.

Los términos de venta son particularmente importantes en el comercio internacional, ya que cubren cuándo ocurre el envío, quién es responsable de los aranceles e impuestos internacionales y cualquier otro factor que haya sido establecido por las regulaciones de la cámara de comercio internacional.

Pago por adelantado

El pago por adelantado, PIA para abreviar, es simplemente un pago que se realiza antes de lo previsto.

No es raro que los propietarios de empresas soliciten pagos por adelantado por sus productos o servicios.

Por ejemplo, un diseñador gráfico independiente puede necesitar un pago inicial del 50% antes de comenzar un proyecto.

Los anticipos protegen a los vendedores contra impagos y para cubrir cualquier gasto de bolsillo.

Por ejemplo, un diseñador gráfico autónomo puede requerir un pago inicial del 50% antes de comenzar un proyecto.

Los anticipos protegen a los vendedores contra los impagos y para cubrir los gastos de bolsillo que necesiten para llevar a cabo el proyecto.

Pago inmediato

Este término, que está asociado con “Contra reembolso” (COD) o “Pagadero al recibirlo”, significa que un pago vence al mismo tiempo que se entrega un producto o servicio.

Si el cliente no realiza el pago de inmediato, ya sea mediante tarjeta de crédito, cheque electrónico, transferencia bancaria o pago de servicio en línea, el vendedor tiene derecho a recuperar los bienes de propiedad intelectual.

Si bien este término es beneficioso para el propietario de la empresa, ya que acelera el proceso de pago, no es popular entre algunos clientes y clientes, ya que temen no tener el efectivo para cubrir la factura.

Neto 7, 10, 30, 60, 90

Esto implica que el pago neto vence en 7, 10, 30, 60 o 90 días después de la fecha de la factura.

Por ejemplo, si la factura estaba fechada el 10 de junio y utilizó uno de los términos de pago más utilizados, Net 30, el pago se esperaría antes del 9 de julio.

Debido a que este término puede resultar confuso tanto para los equipos de cuentas por pagar como para los clientes, se sugiere que utilice un término que sea más claro, como «Días» en lugar de «Neto».

Además, para mantener un flujo de caja positivo, utilice términos más breves como «Realice el pago en un plazo de 10 días».

2/10 neto 30

Un término como «Neto 30» requiere que el cliente o el cliente realice un pago dentro de los 30 días. Sin embargo, si realizan un pago dentro de los diez días, recibirán un 2% de descuento.

Por supuesto, puede cambiar estos términos como desee. Por ejemplo, podría endulzar el incentivo ofreciendo un descuento del 5% si la factura se paga dentro de una semana.

Sin embargo, para recibir una mejor respuesta, reformule este término para que no confunda al cliente.

Una frase simple como «Pague en 10 días y ahorre un 2 por ciento» hará que la oferta sea perfectamente clara y concisa.

Pago de línea de crédito

Esta opción de pago le brinda al cliente la oportunidad de liquidar sus facturas durante un período de tiempo, generalmente de forma mensual o trimestral.

En otras palabras, permite al cliente comprar un producto o servicio a crédito.

Esto se usa más comúnmente entre empresas más grandes y no entre pequeñas y medianas empresas debido al riesgo involucrado, así como también a su capacidad para disminuir su flujo de caja.

Cotizaciones y estimaciones

Este es simplemente el precio propuesto para sus bienes o servicios.

Esta cifra aproximada se usa comúnmente cuando un cliente está comparando precios.

Si bien este no es el monto final que le va a facturar al cliente, debe incluir aspectos básicos de facturación como el precio de sus productos o servicios, un desglose detallado de cómo ha determinado el precio y un cronograma de cuándo se entregarán los bienes o servicios finales.

La mayoría de las plataformas de facturación le permiten convertir sin problemas su cotización o presupuesto en una factura.

Factura recurrente

Como explicamos anteriormente, las facturas recurrentes son por servicios continuos, como jardinería o alojamiento web, y generalmente son por la misma cantidad cada mes, como una membresía o suscripción.

Las facturas recurrentes garantizan el flujo de caja para su negocio, hacen que los pronósticos sean muy sencillos y le ahorra tiempo de tener que facturar a los clientes cada mes. Este pago mensual borra parte de la incertidumbre y le facilita la vida.

Factura de intereses

¿Cuáles son las consecuencias cuando un cliente no paga la factura a tiempo?

Una de las soluciones más comunes es cobrar intereses o tarifas en la factura.

Recuerde, al calcular el interés sobre el pago atrasado, solo está cobrando por la cantidad de días en que el pago está vencido.

Por ejemplo, si cobra una tasa de interés del 6% y la factura de $ 1,500 tiene un retraso de 20 días, entonces divida 20 por 365.

Luego multiplique ese resultado por 0,06 y finalmente multiplique esa cifra por 1,500. El cargo por intereses ascendería a $ 4.93 para el período de 20 días.

Teniendo esto en cuenta, una factura de intereses no es solo un recordatorio de un pago vencido, es una factura que contiene los cargos por intereses relevantes y una fecha de pago para liquidar el pago.

Vuelva a enviar estas facturas todos los meses y ajuste el cálculo para que refleje los días adicionales atrasados.

Factorización de facturas

¿Qué pasa si un cliente no ha pagado su factura y necesita desesperadamente efectivo? Podría considerar la factorización de facturas.

Aquí es donde entrega su factura a una empresa de factoraje de facturas. Recibirá un avance del 85% por adelantado en tan solo un día.

Tenga en cuenta que estas empresas le cobrarán una tarifa, así que asegúrese de leer la letra pequeña.

Una empresa como BlueVine cobra una tarifa del 0,5% por semana e incluso permitirá que sus clientes sigan realizando pagos a nombre de su empresa.

Conclusión

Cuando piense en sus condiciones de pago, recuerde ser siempre cortés, mantener las condiciones breves y claras, ofrecer incentivos para pagos anticipados, tasas de interés para pagos atrasados ​​y ofrecer una variedad de opciones de proceso de pago.

Recuerde, cuando tiene condiciones de pago claras, específicas y consistentes, puede aumentar las posibilidades de que su factura se pague a tiempo, que es su objetivo en primer lugar y siempre es excelente para su flujo de efectivo.