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10 consejos para realizar un seguimiento de los gastos mientras viaja

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Profesionales ocupados trabajan durante todo el año, acumulando gastos y rastreando ingresos. Para aquellos que realizan un seguimiento de las cosas todos los días durante todo el año, simplemente deben llevar esa información a sus contadores en la época de impuestos. Sin embargo, si se encuentra luchando al comienzo de cada año para armar sus libros del año anterior, no está solo. A muchos profesionales les resulta demasiado fácil atrasarse en la contabilidad.

El seguimiento de los gastos es una de las partes más complicadas de la contabilidad para los propietarios de pequeñas empresas. Aquí hay 10 consejos que pueden ayudarlo a mejorar sus esfuerzos de seguimiento de gastos para facilitar las cosas a su preparador de impuestos.

Escanear recibos

Si su práctica habitual es guardar los recibos en los bolsillos de la bolsa de su computadora portátil durante el día, probablemente esté perdiendo al menos algunos gastos. Con el tiempo, esta pérdida asciende a cientos o miles de dólares. Ahora hay aplicaciones disponibles que le permitirán escanear todos sus recibos usando la cámara de su teléfono inteligente o tableta. Una vez que haya guardado el recibo, puede tirar la versión en papel.

Cuando busque una aplicación de escaneo de recibos, asegúrese de elegir un servicio que le permita buscar fácilmente los recibos que necesita, cuando los necesite. Si acumula cientos de recibos cada mes, es posible que el software sin capacidades de búsqueda sea inútil, ya que nunca podrá encontrar el recibo que necesita si se le pregunta al respecto en una fecha posterior.

Categorizar gastos

Su preparador de impuestos puede darle una lista de categorías de gastos aceptados por el IRS. Categorías como transporte, comidas, alojamiento y uso comercial de su hogar son estándar para los profesionales que reclaman deducciones comerciales. Si puede deslizar cada gasto en una de esas categorías, facilitará las cosas para usted y su contador en el momento de la declaración de impuestos.

Otro beneficio de categorizar los gastos es que podrá ver claramente a dónde va su dinero cada mes. Esto podría ayudarlo a identificar áreas en las que está desperdiciando dinero, lo que le permitirá ajustar sus hábitos de gasto para que su negocio sea más rentable cada año.

Seguimiento sobre la marcha

A partir del 1 de enero de cada año, debe comenzar a realizar un seguimiento de sus gastos en el software que utilizará para proporcionar la información a su preparador de impuestos al final del año. Si realiza un seguimiento de sus gastos sobre la marcha, encontrará que es mucho más fácil evitar perder algo. Para obtener los mejores resultados, use una aplicación que le permita realizar un seguimiento de sus gastos en su teléfono inteligente mientras viaja. Esto evitará que pierda gastos antes de poder ingresarlos en la oficina.

Si su aplicación de seguimiento de gastos no exporta artículos automáticamente a su software de contabilidad, configure un día cada mes para manejar esta tarea manualmente. Podría ser el último día del mes, cuando esté revisando sus libros, o podría ser el comienzo del mes, cuando esté planificando sus gastos para los días siguientes. Independientemente de la fecha que elija, asegúrese de que sea un día de cada mes en el que no tenga otras tareas que desvíen su atención.

Utilice un registro de kilometraje

El kilometraje es una parte importante del seguimiento de gastos, especialmente si pasa mucho tiempo en su automóvil cada semana. Ya sea que viaje por la ciudad o por el país, debe realizar un seguimiento de cada milla que gaste de una manera que pueda presentarse a los auditores si es necesario. Si simplemente «calcula» su kilometraje cada mes, probablemente lo pasará mal si alguna vez lo auditan.

Para obtener mejores resultados, lleve un registro de kilometraje para realizar un seguimiento de su kilometraje a medida que avanza. Puede usar un registro en papel antiguo, pero también hay aplicaciones disponibles que lo ayudarán con esto. Si está en un viaje de negocios, haga un seguimiento de su kilometraje con el odómetro desde el momento en que sale de su casa u oficina hasta que regresa. Se sorprenderá de la cantidad de millas adicionales que acumula simplemente conduciendo por la ciudad.

Centralizar viajes

En lugar de reservar cada viaje por separado, considere consolidar su viaje visitando el mismo sitio web para todo. Expedia tiene una sección de negocios que le ayuda a reservar viajes y realizar un seguimiento de los gastos, todo en un solo lugar. Una vez que haya contratado empleados adicionales, este tipo de servicio centralizado será especialmente beneficioso.

Si prefiere entregarle todo a otra persona, puede utilizar una agencia de viajes para reservar todos sus viajes. Estos servicios no cobrarán tarifas y, a veces, podrán acceder a descuentos y ventajas que no recibiría por su cuenta. Sin embargo, tenga en cuenta que las agencias de viajes ganan dinero recomendando ciertas aerolíneas y hoteles dentro de sus estrechas redes. Es posible que descubra que obtiene mejores ofertas por su cuenta porque tiene una selección más grande.

Use una tarjeta de crédito separada

Cuando el propietario de una empresa comienza, es común usar una tarjeta de crédito o débito personal para los gastos comerciales. Después de todo, el crédito comercial debe establecerse antes de que un empresario pueda acceder a una tarjeta comercial. Sin embargo, cuando une sus compras personales y comerciales en la misma tarjeta, puede resultar difícil aislar sus gastos comerciales según sea necesario.

En lugar de perder un tiempo valioso buscando entre cientos de compras para encontrar las relacionadas con la empresa, saque una tarjeta separada que usará solo para compras comerciales. Si puede poner esta tarjeta a nombre de su empresa, es una excelente manera de establecer crédito. Sin embargo, si aún no califica, simplemente configure una cuenta personal separada para su negocio y limite los cargos relacionados con el trabajo a esa tarjeta.

Lleve un diario

Además de un registro de kilometraje, un diario puede ser una excelente manera de realizar un seguimiento de sus gastos. Si utiliza un planificador diario, electrónico o en papel, puede realizar un seguimiento de sus gastos allí. De lo contrario, simplemente puede anotarlos en una aplicación para tomar notas o en una pequeña libreta. Cuando registra cada uno de sus gastos a diario, mientras aún están actualizados, evitará olvidar algo esencial.

Mientras busca la aplicación adecuada para realizar un seguimiento de estos gastos, busque una que se integre con su software de contabilidad existente. Hay muchas aplicaciones que prometen «rastrear cada centavo», por lo que debería ser fácil encontrar una que le impida hacer un trabajo duplicado.

Archivos de respaldo

Lo más importante que puede hacer como propietario de un negocio es realizar copias de seguridad de sus archivos con regularidad. Esto se extiende a todos sus archivos, pero es especialmente esencial para el seguimiento de sus gastos. Si realiza un seguimiento de los gastos cada semana y pierde toda esa información al final del año, será incluso peor que si hubiera esperado hasta el final del año para recopilar todo. Asumirá que tiene todo cubierto en su software de seguimiento de gastos y perderá documentación valiosa.

Antes de elegir una aplicación de seguimiento de gastos, haga preguntas sobre la confiabilidad de las copias de seguridad del proveedor. Si un servidor deja de funcionar, debe tener la confianza de saber que su información se restaurará de forma segura lo más rápido posible.

Guarde los recibos durante seis años

Si está escaneando sus recibos, asegúrese de que la información se almacene de forma segura durante seis años. Necesitará esta información si está auditado. Si puede hacer una copia de seguridad de las imágenes escaneadas de sus recibos en su propia computadora o servidor, hágalo. Esto le dará la seguridad que necesita para tirar esos recibos en lugar de estar al día con ellos.

Si ha optado por no escanear sus recibos, necesitará un archivador en el que guardar de forma segura todos los recibos en papel durante seis años. Desafortunadamente, es posible que la tinta comience a desvanecerse después de un par de años, por lo que es posible que este método no sea tan confiable como escanearlos y guardarlos.

Todo en uno

Para facilitar las cosas, su solución de seguimiento de gastos debe ser una solución todo en uno. Hay soluciones disponibles que escanean recibos y leen la información, entregándola a sus hojas de gastos. También realizarán un seguimiento de su tiempo con fines de facturación y realizarán un seguimiento de la distancia que recorre a diario.

Cuando toda su información está en el mismo lugar, es mucho más fácil administrarlo todo. Lo mejor de todo es que estas aplicaciones son compatibles con teléfonos inteligentes y tabletas, lo que significa que podrá revisar sus gastos desde cualquier lugar.

Para proteger los ingresos de su empresa, es importante asegurarse de reclamar todos los gastos que encuentre. Al hacer un seguimiento de sus gastos todos los días, será más fácil en la época de impuestos asegurarse de tener en cuenta cada dólar que gastó durante el año.

marzo 31, 2021

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