¿Cómo prioriza su trabajo? (Pregunta de la entrevista)
La mayoría de los trabajos requieren que administres varias tareas y te enfrentarás a prioridades en competencia.
Entonces, los empleadores hacen preguntas en las entrevistas como «¿Cómo prioriza su trabajo?» o «Háblame de un momento en el que tuviste prioridades en conflicto en el trabajo».
Y si no puede demostrarle al empleador que tiene un sistema probado para la administración del tiempo y la administración de tareas, se preocupará.
(Lo que podría costarle la oferta de trabajo).
A continuación, le mostraré cómo responder a las preguntas de la entrevista sobre prioridades en conflicto para que pueda impresionar al entrevistador y conseguir el trabajo.
¿Qué significa “prioridades en conflicto”?
Las prioridades en conflicto son objetivos que compiten por su tiempo y atención y que no se pueden hacer todos a la vez. Cuando se enfrenta a prioridades en conflicto, se ve obligado a administrar su tiempo y clasificar esas tareas en orden de importancia, abordando algunas antes que otras.
Los empleadores a menudo harán una pregunta de entrevista sobre prioridades en competencia para asegurarse de que podrá manejar las tareas más importantes que le asignen y completar los proyectos dentro de sus plazos.
Para manejar adecuadamente las prioridades en conflicto, necesitará habilidades de administración del tiempo, habilidades de comunicación (si trabaja como parte de un equipo), la capacidad de mantener la calma mientras trabaja bajo estrés y la capacidad de resolución de problemas.
Ejemplos de prioridades en conflicto en el trabajo
- Su gerente directo le dijo que la Tarea A debe realizarse de inmediato, pero un Jefe de Departamento, que trabaja por encima de su jefe, lo llevó a un lado y le preguntó si podía ayudarlo con la Tarea B.
- Se le han asignado dos proyectos urgentes y se le ha dicho que ambos son una prioridad absoluta, pero que solo tiene tiempo para manejar uno antes del final del día.
- Un miembro del equipo renunció, se le asignó su carga de trabajo además de la suya en el último minuto y no podrá terminar su proyecto más crítico mientras administra su carga de trabajo.
- Su gerente le asignó una tarea urgente, pero antes de que termine, le pidió que apoyara un proyecto diferente que es crítico y necesita más atención.
Preguntas comunes de la entrevista con respecto a la priorización
Las preguntas de entrevista más comunes sobre la priorización de su trabajo son:
- ¿Cómo priorizas tu trabajo?
- ¿Cómo administra su tiempo y prioriza las tareas?
- ¿Cómo maneja múltiples tareas y prioridades?
- Cuéntame sobre un momento en el que tuviste que manejar prioridades conflictivas en el trabajo.
Con las preguntas de la entrevista 1, 2 y 3, puede responder de la misma manera, ya que se centran en su enfoque general para priorizar las tareas a lo largo del día.
La pregunta 4 es una pregunta de entrevista conductual. Para responder a esta pregunta, deberá describir un momento específico en el que tuvo prioridades en conflicto.
Pero la idea general de qué decirle a un empleador es la misma para las cuatro preguntas:
La mejor manera de responder cualquier pregunta sobre cómo maneja las prioridades en conflicto o muchas tareas / fechas límite es mostrar que se mantiene tranquilo y lógico y, lo más importante, que tiene un sistema.
Si puede mostrarles a los empleadores que ha enfrentado prioridades en competencia en el pasado y tiene un método para manejarlas, dando un ejemplo o describiendo su sistema, satisfará al entrevistador.
A continuación, compartiré ejemplos de cómo respondería las preguntas de la entrevista sobre cómo priorizar su trabajo.
¿Cómo prioriza su trabajo? Ejemplos de respuestas a una entrevista
Ejemplo de respuesta 1:
Me gusta priorizar mi trabajo manteniendo una hoja de cálculo de Excel de mis proyectos y sus plazos para poder ver todo de un vistazo. Luego, clasifico y ajusto la hoja de cálculo para priorizar mi trabajo en función de la importancia de un proyecto, cuánto tiempo llevará, qué tan urgente es y si necesitaré información de otros miembros del equipo para completar el trabajo. Reviso esta hoja todas las mañanas. En mi puesto actual, suelo tener de seis a ocho proyectos. Descubrí que al comunicarme claramente con mi equipo y gerente en múltiples puntos a lo largo de cada proyecto y luego rastrear todo en Excel, puedo administrar todas mis tareas y cumplir con cada fecha límite, incluso si enfrentamos algunos desafíos inesperados o retrasos . Descubrí que la comunicación también es clave en todo esto.
Respuesta de ejemplo 2:
Al trabajar en el servicio de atención al cliente minorista, no siempre es posible manejar todo lo urgente a la vez, por lo que es importante saber cuál es la mayor prioridad. Por ejemplo, si un cliente deja caer y rompe un frasco de vidrio en el pasillo, limpiarlo es urgente porque es un peligro para la seguridad. Me he encargado de estudiar y aprender qué es más urgente en el trabajo y, si no estoy seguro, uso mi mejor juicio y luego le pregunto a mi gerente si actué correctamente. A través de esto, siempre estoy aprendiendo y mejorando, y esto me ayuda a saber cuál es la prioridad correcta a seguir la próxima vez que me enfrente a una situación similar.
Ejemplo de respuesta 3:
Cada semana, miro mi carga de trabajo y proyectos y establezco un horario diario para ayudarme a priorizar. Por lo general, estimaré cuánto tiempo tomará un proyecto y le daré una clasificación en términos de cuán urgente es en función de eso. Tener una prioridad clara cada día me permite administrar mejor mi carga de trabajo y hacer malabares con múltiples tareas sin perder fechas límite. Cuando sea necesario, puedo establecer prioridades en un día para asegurarme de abordar los trabajos más importantes a primera hora de la mañana.
Ejemplo de respuesta 4:
Tuve que hacer malabares con varios plazos y proyectos en mis dos trabajos más recientes, así que desarrollé un sistema que funciona bien para mí. Utilizo un calendario y un sistema de alerta para realizar un seguimiento de mi lista de prioridades, de modo que pueda ver cuál es la más urgente y urgente entre mis tareas. También divido cada proyecto en pasos para ver qué partes del trabajo son más urgentes o requieren más tiempo. De esa manera, puedo establecer una prioridad cada día para trabajos o proyectos más grandes, lo que me permite cumplir con los plazos incluso en tareas largas y complejas. Algunos de los proyectos que he gestionado en mi puesto actual han durado varios meses y han involucrado a entre 10 y 20 miembros del equipo, por ejemplo.
Dime un momento en el que tuviste que manejar prioridades en conflicto: ejemplos
Ejemplo de respuesta 1:
En mi último año de universidad, tres profesores asignaron proyectos grandes de varias semanas que debían entregarse la misma semana. Sabía que esto sería una carga de trabajo paralizante si lo guardaba para el último minuto o no priorizaba ni planificaba con anticipación, así que me senté, dividí cada proyecto en tareas más pequeñas y calculé cuánto tiempo tomaría cada tarea más pequeña. Esto me mostró qué tareas abordar más pronto, y pude usar este sistema para entregar todo a tiempo. Funcionó y terminé mi último año con un GPA de 3.8.
Respuesta de ejemplo 2:
Como desarrollador de software, normalmente trabajo en dos o tres proyectos a la vez, con diferente importancia y urgencia. Cada uno también tiene un director de proyecto diferente, por lo que a menudo se me asignan tareas conflictivas que son importantes y urgentes. Por ejemplo, recientemente mi gerente me dijo que dejara de hacer lo que estaba haciendo y que ayudara en una tarea urgente durante el resto de mi jornada laboral. Sin embargo, no sabía que un director de proyecto de otro grupo me había apartado para trabajar en otro proyecto urgente. Así que simplemente dije: «Estoy feliz de hacer eso, pero ¿sabes que me han llamado para trabajar en & lt; nombre del proyecto & gt; por & lt; nombre del director del proyecto & gt ;? » Resulta que mi jefe no se dio cuenta de esto, por lo que este es un ejemplo de cómo una comunicación clara y mi capacidad para mantener la calma bajo presión me permitieron determinar la prioridad correcta y completar las tareas más urgentes primero.
Adapte su respuesta a la empresa cuando sea posible
Los empleadores hacen preguntas sobre la priorización porque quieren ver si podría establecer prioridades de manera efectiva en su puesto.
En la mayoría de los casos, tendrá una variedad de ejemplos que puede compartir en ocasiones en las que tuvo que administrar prioridades en competencia.
Pero impresionará más al entrevistador si puede concentrarse en ejemplos y respuestas que sean similares al trabajo que estaría haciendo en el trabajo que está discutiendo.
Por ejemplo, imagine que su último trabajo fue una combinación de habilidades analíticas y trabajo con hojas de cálculo, pero también interacción interpersonal y trabajo en equipo.
Si el próximo trabajo al que ha postulado está casi completamente orientado al trabajo en equipo y lo hará interactuar con clientes / clientes, entonces querrá compartir ejemplos de cómo manejó las prioridades en conflicto cuando trabajaba con clientes / clientes.
Demostrar que ha podido priorizar tareas en situaciones similares al trabajo que está discutiendo le mostrará al entrevistador que usted encaja bien en su empresa.
Sin embargo, si ahora está postulando a puestos que implican más trabajo analítico y trabajo individual en hojas de cálculo y otras herramientas, querrá discutir cómo administra el trabajo individual de manera efectiva.
Por lo tanto, mire las descripciones de los puestos a los que se dirige y observe las tareas importantes que mencionan.
Luego, piense en su trabajo anterior y cree algunos ejemplos que involucren tareas y desafíos similares en los que utilizó la organización y la administración del tiempo para mantenerse a la vanguardia y establecer prioridades.
Eso le dará mejores resultados en su búsqueda de trabajo.
Si puede hablar sobre un momento en el que fue más allá de lo que se esperaba de usted, también es genial porque es una habilidad blanda que se transfiere a cualquier trabajo nuevo.
Errores a evitar
Hay un par de errores que debe evitar al decirle al entrevistador cómo prioriza el trabajo.
Primero, le recomiendo que evite decir algo que pueda parecer que tiene dificultades para administrar el tiempo o las tareas.
Por lo tanto, su respuesta debe resaltar situaciones en las que cualquiera se habría sentido abrumado o habría tenido que hacer malabares con varias tareas.
Pero si suena como alguien que siempre se está quedando atrás o se siente abrumado en el trabajo, eso podría costarle ofertas de trabajo.
Un error más: recomiendo dejar las historias personales fuera de su respuesta.
Es tentador hablar sobre el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, y cómo prioriza su trabajo cuando también hace malabarismos con la crianza de los hijos o cualquier otra serie de obligaciones personales y familiares.
Sin embargo, su respuesta será mucho más simple y menos preocupante para un posible empleador si se concentra en hablar sobre cómo aborda cada tarea en el trabajo.
Hable sobre cómo prioriza su trabajo frente a las otras tareas que se le han asignado para que pueda cumplir con los plazos.
Si bien ese método de respuesta es un poco seco / aburrido, evitará decirle a un empleador cualquier cosa que sea una posible señal de alerta, y eso es lo que debe hacer cuando se le haga esta pregunta.
No es una pregunta en la que deba sorprender al entrevistador. En cambio, busca asegurarles que tiene un método para establecer prioridades y que puede manejar todas las tareas que le asignen.
Conclusión
Para cualquier tipo de trabajo, los empleadores quieren saber que puede priorizar el trabajo en función de lo que es urgente y crear un flujo de trabajo para mantenerse enfocado en lo que se necesita.
También les gusta escuchar que se comunica con su equipo y la gerencia como parte de la priorización cuando es necesario.
Si entrega una respuesta de entrevista que suena como las respuestas de muestra anteriores, demostrará a los empleadores que es capaz de ser productivo en su entorno y de reconocer lo que es urgente e importante.
Para terminar, cree algunas respuestas basadas en sus propias experiencias profesionales, especialmente aquellas que se ajusten a los trabajos para los que está entrevistando.
Si practica con anticipación, se sentirá más seguro y estará listo para responder las preguntas de la entrevista sobre cómo prioriza el trabajo.
Preguntas relacionadas con la entrevista:
- ¿Cómo describirías tu estilo de trabajo?
- ¿Cómo manejan los conflictos?
- ¿Eres líder o seguidor?