Una definición simple de presupuestación para su empresa
Alrededor del 90% de las startups fracasan. Pero, por supuesto, no quieres ser uno de esos tipos, entonces, ¿cómo puedes asegurarte de mantener tu negocio a flote?
Las empresas emergentes fracasan porque se quedan sin dinero; Es tan simple como eso. Pero tiene sentido; administrar las finanzas para mantener una empresa en funcionamiento es mucho más fácil de decir que de hacer. Entonces, ¿cómo pueden las empresas reales implementar estrategias presupuestarias reales para ahorrar dinero real?
En este artículo, repasaremos una definición simple de presupuesto para su empresa, 10 errores que cometen los dueños de negocios en términos de presupuesto, así como 10 consejos para encontrar el éxito.
Definición simple de presupuestación para su empresa
Hay muchas definiciones por ahí. Para simplificar, vamos a presupuestar como el uso inteligente del dinero para ahorrarlo e invertirlo. También puede ser una cantidad específica en dólares de cuánto se puede gastar en un área u otra.
Cuando se trata de presupuestar, es fácil complicar demasiado las cosas, así que hagámoslo simple. Existen buenos hábitos presupuestarios y algunos no tan buenos también. Para empezar, vamos a profundizar en diez errores presupuestarios que cometen los propietarios de empresas y cómo evitarlos.
Errores típicos de presupuestación que cometen los propietarios de empresas
Gasto excesivo
Si quieres ganar dinero, tienes que ganar más de lo que gastas. Desafortunadamente, gastar de más es un hábito fácil de adquirir y difícil de dejar. Esto puede variar desde gastar demasiado en muebles en la oficina hasta pagar de más a clientes que simplemente no son tan buenos.
Para combatir el gasto excesivo, realice un seguimiento de cuánto está gastando y en qué está gastando dinero. Considere si el producto o servicio que está comprando realmente vale el dinero que invierte en él. Si descubre que está gastando de más en algunas áreas, busque precios con descuento o considere reducir el costo. Considere contratar a alguien de su equipo en lugar de contratar a un cliente. Estos pequeños cambios pueden ayudarlo a ahorrar más y más a largo plazo, incluso si requiere un poco de organización.
La gente no invierte lo suficiente en el negocio
Cuando gana dinero, tiene que decidir qué va a hacer con él. Es fácil para los dueños de negocios querer gastar el dinero que ganan en autos nuevos o viajes internacionales. Si bien hacer eso es genial, debe ser prudente con las ganancias obtenidas.
Cada trimestre, siéntese y considere cuánto de las ganancias se van a ahorrar y cuánto se regresa al negocio. Esto puede llevar un poco de prueba y error, pero dentro de cinco años, te agradecerás por hacerlo. Es posible que los propietarios no quieran invertir más dinero en su negocio porque quieren el dinero para ellos mismos. A corto plazo, esta mentalidad puede ser sostenible, pero a largo plazo, derriba a las empresas. Volver a invertir en el negocio es uno de los mejores hábitos presupuestarios que puede adoptar para usted y su empresa.
El presupuesto no es una prioridad
Es fácil dejar que los presupuestos se le escapen. Como propietario de un negocio, está preocupado por sus clientes, empleados, metas trimestrales y todo lo demás. Es posible que presupuestar no sea lo principal en su lista de tareas pendientes. Si bien es posible que no tenga que ser lo primero que debe hacer todos los días, sigue siendo vital para su negocio. Tan pronto como su empresa esté en funcionamiento, asegúrese de que las tareas presupuestarias sean una prioridad.
Tómese el tiempo para considerar las finanzas y los presupuestos con los que está trabajando. Esto no tiene por qué ser algo cotidiano, pero debería suceder mensualmente. Reserve tiempo para mirar los números semanalmente, quincenalmente o mensualmente; lo que funcione mejor para ti. Separar constantemente 30 minutos o una hora para revisar las finanzas y el presupuesto le permitirá ahorrar dinero poco a poco aquí y allá. Con el tiempo, esos ahorros se acumularán y podrá volver a ponerlos en su negocio.
Muchos propietarios de empresas no elaboran un plan de presupuesto
Todos queremos ahorrar dinero para nuestras empresas, pero perseguir un objetivo sin un plan no conduce al éxito. Para cada trimestre y año, pase una reunión con su equipo para crear un plan presupuestario para el año. La planificación le ayuda a tomar una acción específica, y es en el proceso donde se logran los objetivos y se encuentra el éxito. Fíjese metas, haga planes. Es tan simple como eso.
Sin autocorrección
Una vez que haya establecido su plan y lo haya puesto en marcha, busque formas de mejorarlo o realizar los cambios necesarios. Probablemente se encontrará con obstáculos que no veía venir, y hacer cambios en sus planes u objetivos no es gran cosa. Pida a los empleados nuevas ideas y obtenga nuevas opiniones sobre temas de presupuestos. El tema del presupuesto se puede plantear una o dos veces al mes, pero una lluvia de ideas constante como equipo será de gran ayuda.
Además de preguntar a los empleados y revisar el plan usted mismo, busque ideas de mentores y otros dueños de negocios. Los mentores y los dueños de negocios conocen su situación mejor que los empleados y pueden ofrecer información que su equipo tal vez no pueda conocer. Con sus nuevas ideas, puede discutirlas con su equipo y decidir qué será lo mejor.
Optimismo excesivo
Ser optimista es una gran característica del propietario o líder de un negocio. Sin embargo, debe ser realista con sus metas y planes. Al ser nuevo en un mercado determinado, es posible que no explote como esperan algunos propietarios de negocios. De hecho, puede ser mejor ser pesimista al considerar cuánto va a ganar trimestralmente.
No definen necesidades y deseos
Definir necesidades versus deseos es vital al momento de presupuestar. Sin una lista específica que los diferencie, las empresas corren el riesgo de gastar de más. Si no ha hecho una lista de necesidades y deseos, asegúrese de comenzar pronto. Al considerar estos dos, piense en lo que es vital para el negocio, lo que realmente vale su dinero y lo que le da más valor.
Los dueños de negocios pueden verse atrapados fácilmente en la confusión de todo, y el tiempo es dinero. Concentre su tiempo y dinero en lo que más le devuelve. Los deseos comunes podrían ser muebles agradables en la oficina, un mini refrigerador o incluso un monitor más grande. Considere si estas cosas lo hacen más productivo y si valen su dinero.
No establecen un fondo de emergencia
Al elaborar un presupuesto, es fundamental que cree una red de seguridad para usted y su empresa. Una vez las ventas trimestrales pueden dispararse, pero otras pueden estar más estancadas o incluso disminuyendo. Como propietario de un negocio, desea mantener viva su empresa a largo plazo, y esa es exactamente la razón por la que necesita el fondo de emergencia.
Considere cuánto gasta la empresa en un trimestre o año determinado. Una vez que tenga un número específico en mente, piense en cuántos trimestres o años desea tener «seguro». Esto variará de una empresa a otra, por supuesto, pero la creación de esa red de seguridad puede salvarlo. Siempre tenga en cuenta que está trabajando para lograr lo mejor, pero preparándose para lo peor.
No es parte de la cultura de la empresa.
La cultura de la empresa marca una gran diferencia cuando se trata de desarrollar hábitos. Crear una cultura de ahorro puede generar dividendos a largo plazo. Anime a los empleados a buscar productos o servicios con descuento. Una vez que su empresa sea lo suficientemente grande, considere cuáles deberían ser los valores fundamentales de la empresa. Puede hablar de esto con sus empleados, pero asegúrese de que la frugalidad sea parte de ello. Estos cambios culturales llevarán a los empleados (y a usted mismo) a ahorrar $ 50 aquí o $ 100 allá. Cuando esos ahorros ocurren de manera constante, ya se está pagando.
Plan de impuestos
El último error que repasaremos es que las empresas no se preparan para los impuestos. Pensar en los impuestos con honestidad no es una prioridad para muchos dueños de negocios. Siempre que calcule cuánto obtendrá de una venta o de trabajar con un cliente, considere cuánto de eso realmente será suyo. Hay muchos calendarios fiscales gratuitos en línea que puede utilizar. Conectar los números para el ingreso mensual y el ingreso anual pondrá las cosas en perspectiva. Esto le ayudará a realizar un presupuesto adicional adecuado y a utilizar el dinero de manera más inteligente.
Ahora que los errores han desaparecido, hablemos de los buenos hábitos que las empresas pueden desarrollar para hacer un mejor presupuesto.
Comprenda su organización e industria
Como propietario de un negocio, necesita conocer su negocio e industria como la palma de su mano. Tómese el tiempo para investigar las novedades de su industria. Esto no tiene que ser todos los días, pero por las mañanas, mientras toma su café, lea artículos sobre las novedades. Cuando se trata de su organización, piense en las fortalezas y debilidades que ve en usted mismo, sus equipos y sus empleados. ¿Cómo se pueden fortalecer esas fortalezas? ¿Cómo se pueden mejorar las debilidades y cómo se puede transmitir ese mensaje de manera inocua? Tomarse el tiempo para pensar y considerar estas ideas lo hará más completo y lo sacará más de usted y de sus empleados.
Fijar metas
El primer buen hábito que puede adoptar su empresa es establecer metas. Si no apuntas a nada, lo acertarás todo el tiempo. Si su objetivo es algo directo y específico, aumenta sus probabilidades de lograrlo. A continuación, piense cómo hará un seguimiento del éxito y adónde quiere que vaya la empresa. Esto se aplica al presupuesto de dinero y en general.
Al establecer metas para presupuestar el dinero, considere cuánto desea ahorrar cada semana, mes, etc., y luego lleve un registro. A continuación, escriba cuánto ahorró en ofertas, con cupones o precios con descuento con los clientes. Si ahorrar es realmente una prioridad, se sorprenderá de cuánto ahorrará.
Sea ingenioso
Cuando se trata de hacer un presupuesto y ahorrar dinero, hay muchos recursos disponibles. Considere cuáles de estos se encuentran en su presupuesto y cuánto tiempo le llevará. Hay un millón de libros y artículos en línea sobre presupuestos específicos para propietarios de empresas, pero no son específicos para usted y su empresa. Considere contratar a un asesor financiero, que lo ayudará a mantenerse encaminado y le ofrecerá ideas específicamente para usted. Ambas opciones son excelentes para los propietarios de negocios, pero depende de usted decidir qué es lo mejor para su empresa.
El tiempo es dinero
Siempre es importante tener esto en cuenta, ya que lo motivará a hacerlo mejor. Como propietario, el lugar donde pasa su tiempo es vital. Hay proyectos pequeños que se pueden dejar a un lado y proyectos para los que puede pagarle a un pasante o empleado. Haz el trabajo que solo tú puedes hacer. Si hay más trabajo disponible, ayude a otros donde sea necesario.
Al hacer esto, aprovechará al máximo su tiempo y sus esfuerzos. No estás trabajando en tonterías y eso te devolverá el dinero. Considere lo que está haciendo y cómo puede aprovechar más el tiempo que dedica.
Reduzca los costos siempre que sea posible
Esta es la idea más básica para hacer un presupuesto, pero es una de las más vitales. Mire sus costos fijos y costos variables cada trimestre y pregúntese si puede reducir alguno de ellos o si puede obtener alguno más barato. Esto puede ser proporcionado por los clientes a las cosas que usted pone en la oficina. De cualquier manera, es importante eliminar las pelusas y mantener las piezas importantes del rompecabezas.
Recompénsese por alcanzar sus metas
Hacer un presupuesto requiere mucho esfuerzo de su parte. Usted establece metas, hace planes e implementa el autocontrol que necesita para un negocio exitoso. Si piensas en todo el proceso, ¡es difícil! Sin embargo, recompensarse a sí mismo y a sus empleados es una excelente manera de seguir motivando a todos a hacer un presupuesto. También ayuda a prevenir el agotamiento a largo plazo.
Hay muchas formas de recompensar a todo el equipo por ahorrar dinero en efectivo durante el trimestre o el año. Si ha ahorrado decenas de miles, vaya a un juego deportivo profesional, tenga una cena informal de negocios o incluso reparta bonificaciones a quienes lo merezcan. Asegúrese de divertirse con él, pero no gaste más de lo que ha ahorrado o presupuestado.
Mantenga a todos responsables
La rendición de cuentas es una gran parte del proceso de presupuestación. Si se mide el rendimiento, mejorará. Sin embargo, si el rendimiento se mide y se informa, la tasa de mejora aumentará. Esto puede ser solo pequeños controles con los empleados y con usted mismo para ver cómo les está yendo con los objetivos presupuestarios. ¿Cuánto tiempo pasan buscando descuentos o formas de reducir costos? ¿Es demasiado tiempo o demasiado poco? ¿Cómo puedes dirigirlos de la mejor manera?
Es importante que se corrija a sí mismo y a los demás de una manera amable y respetuosa. La gente comete errores y eso está totalmente bien. Trate de ponerse en su lugar y después de hacer las correcciones, señale las fortalezas particulares que tienen y cuánto contribuyen al equipo. Esto los motiva a mejorar en la elaboración de presupuestos y en otras áreas.
Plan para aumentar los ingresos
Todo se reduce a cuánto está ganando y cuánto está ahorrando cuando se trata de presupuestar. Hemos hablado mucho sobre la parte del ahorro, pero analicemos cómo aumentar los ingresos.
Lo primero que debe hacer es concentrarse en sus fortalezas. Por ejemplo, ¿qué clientes son consistentes y confiables? Pregúntese cómo puede construir una mejor relación con estos clientes y si su relación está en el punto en el que podría solicitar un precio con descuento.
Lo segundo que debe hacer es considerar si debe aumentar sus precios. Esto afectará la cantidad de clientes que tendrá, así que tenga cuidado. Sin embargo, si cree que los bienes o servicios que ofrece están infravalorados, aumente los precios hasta donde deberían estar.
Usa una calculadora de presupuesto
Las calculadoras de presupuesto en línea son muy convenientes porque hacen todo el trabajo duro por usted. Simplemente ingrese la cantidad que está ganando, cuánto está perdiendo en qué áreas y deje que haga todos los cálculos. Omni Calculator es una excelente opción para las empresas, aunque puede encontrar alternativas que funcionen mejor para usted.
Usar datos históricos
Lo último que debe hacer es sumergirse en las tendencias del pasado. Esto puede ser para su empresa, industria o la economía nacional en su conjunto. Observe el desempeño en estas tres escalas y determine las tendencias que ve. Cuando se trata de su industria y la economía nacional, hay muchos artículos disponibles para mantenerlo al día con lo que está sucediendo.
Los datos históricos lo ayudarán a comprender si se avecinan tormentas y cuándo o si es el momento de tomar riesgos. Discuta sus hallazgos con otros en su negocio o industria, y comparta ideas entre ellos. A medida que mejore su conocimiento de su empresa, industria y economía nacional, podrá jugar mejor sus cartas para generar más efectivo y ahorrar más también.
Conclusión
El presupuesto es vital para la supervivencia de una empresa, y las empresas cometerán errores fáciles de pasar por alto y no implementarán todo lo que puedan. Por lo tanto, considere en qué áreas puede mejorar su negocio. ¿Qué cosas buenas se pueden integrar y qué cosas no tan buenas deben eliminarse? A medida que tenga esta conversación con usted y sus colegas, mejorará aún más su negocio hasta donde se merece.